Manual de Uso y Garantía
Pacto de Juego Limpio.
Para garantizar que tus equipos funcionen perfecto y la relación fluya sin tropiezos, hemos creado estas reglas claras. Léelas con atención, son la base de nuestro excelente servicio.
1. Exclusividad Corporativa
Este servicio es exclusivo para empresas. Para garantizar la mayor transparencia y seguridad en el proceso, se solicitará el NIT y el certificado de Cámara de Comercio del representante legal de su compañía.
2. Requisitos de Instalación
- Energía: Es obligatorio tener un regulador de voltaje exclusivo para la maquina de mínimo 3000 VA (Watios) el día de la instalación.
- Red: Se requiere un punto de red con una dirección IP disponible.
- Cableado Seguro: El cable de red no debe quedar suelto ni tirado en el piso. Un tropezón puede reventar el puerto de red del equipo, lo cual genera un costo de reparación adicional. Nosotros lo dejamos asegurado, por favor no lo mueva.
3. Conectividad y Escáner
La empresa debe notificar qué protocolo de escáner usará (SMB, FTP o EMAIL) antes de la visita. Para que el técnico pueda manipular el equipo, el área de sistemas debe garantizar lo siguiente:
- Permisos y Antivirus: Si hay contraseña de administrador, debe estar desbloqueado. El firewall y el antivirus deben permitir que el protocolo SMB quede libre.
- Carpetas Compartidas: Debe existir una carpeta creada con todos los privilegios activados (lectura y escritura), junto con su respectiva contraseña.
- Email y Dominio: Si se usará correo, sistemas debe inscribir la máquina en el dominio.
⚠️ Importante: Si el entorno no está listo y el técnico no puede configurar el escáner, la configuración se puede solicitar de manera gratuita por la Mesa de Ayuda (con costo adicional si requiere visita especial), o esperar a la próxima visita preventiva.
4. Inducción y Visitas Técnicas
- 🎥 Inducción: Se realiza el día de la instalación. El personal debe estar presente. ¡Pueden grabar con sus celulares! Si alguien falta y se requiere una segunda inducción presencial, tendrá costo adicional (gratis si es virtual por Mesa de Ayuda).
- ❌ Citas Fallidas: Si un técnico asiste a una cita programada y no hay quien lo atienda o autorice el ingreso, se cobrarán los viáticos del transporte perdido más los de la nueva visita.
5. Cuidado Físico y Eléctrico
- ⛈️ Tormentas Eléctricas: Si no cuenta con polo a tierra, UPS o regulador, la máquina debe ser desconectada inmediatamente durante una tormenta eléctrica para protegerla de descargas.
- ✨ Limpieza e Imagen: Por favor, limpie el equipo exteriormente. Recuerde que además de ser su herramienta vital de trabajo, es parte de la presentación personal de su empresa.
- 🖥️ Pantalla y Cristal: No use químicos para limpiar la pantalla táctil ni la marque con bolígrafos. No ejerza presión sobre el cristal de exposición (se rompe).
6. Manejo de Papel y Atascos
- • Tipos de Papel: Si va a utilizar papel grueso, propalcote o algún papel especial, asegúrese de notificárnoslo previamente para validar compatibilidad.
- • Papel de Reciclaje: Está bien usarlo, pero no debe tener arrugas ni esquinas quebradizas. Debe estar perfectamente alineado en la casetera para evitar atascos.
- 🛑 Manejo de Atascos: Sáquelo con absoluta delicadeza. Por favor, evite que una rabia o un enojo provoquen una mala fuerza; arrancar el papel bruscamente destruye los sensores.
7. Tóner, Repuestos y Revisiones
¡Usted no tiene que hacer nada! (0es3)
Proveemos los recursos de forma automática. Para garantizar esto, realizamos una revisión preventiva de la máquina, cuya frecuencia varía así:
- 📈 Volumen Alto: 1 visita preventiva al mes + visitas requeridas por Mesa de Ayuda.
- 📉 Volumen Bajo: 1 visita cada 2 o 3 meses + visitas requeridas por Mesa de Ayuda.
8. Garantía y Tolerancia
- 🚗 Fallas Imprevistas: ¿Alguna vez compraste un vehículo 0km o tal vez algun electrodomestico y presentó fallas? Con las impresoras ocurre lo mismo. Te pedimos paciencia; haremos todo por solucionarlo o cambiar el equipo.
- 📄 Realismo Operativo: Es inevitable que un equipo mecánico sufra un atasco ocasional. Exigir perfección absoluta y formar un problema por "una hoja perdida" es irreal. Toda empresa debe contemplar un margen de error. No aceptaremos "exigencias absurdas".
9. Contrato y Logística
- 📄 Permanencia: Varía según contrato punto 10. Retiro anticipado = Pago del tiempo restante + $220.000 COP.
- ⏳ Tiempo de Entrega: Una vez se firma el contrato, debe notificarnos con mínimo 3 días de anticipación para el alistamiento e instalación.
- 🚚 Transporte: Generalmente gratuito. Si la ubicación es muy lejana, se notificará un ajuste de tarifa.
10. Evaluación y Precios
Sería muy irresponsable de nuestra parte colocar precios al aire, ya que cada empresa tiene una necesidad diferente. El proceso es el siguiente:
- Una vez llenado el formulario, se evalúa la necesidad, el volumen de impresión y el tiempo de duración que necesita el equipo (Minimo 12 meses) o si es permanente para un largo tiempo.
- Una vez recolectados esos datos, se procederá a realizar una evaluación de costos para entregar la propuesta. Neptcopy evalúa el equipo ideal y se lo asigna a la empresa.
- Con esto se definen las frecuencias de visita al servicio técnico y los insumos que el equipo requiere (como se explica en el punto 7).
11. Políticas de Pago y Mora
Es obligatorio estar al día con los pagos. En caso de mora tras la fecha de corte, aplicará lo siguiente:
- 1Primer Mes: Se enviarán notificaciones y recordatorios de pago.
- 2Segundo Mes: Queda suspendido el servicio técnico y la Mesa de Ayuda. La máquina seguirá operando durante este mes sin ningun tipo de soporte.
- 3Tercer Mes: Suspensión total y retiro del equipo. El saldo de la deuda debe quedar en cero obligatoriamente.
- 4Negativa de Pago: En caso de persistir la omisión o negativa de pago tras el retiro del equipo, se activará de inmediato un proceso formal de reclamación de deuda para recuperar el saldo pendiente.
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Reactivación del Servicio:Tiene un costo administrativo de $380.000 COP + el pago total del saldo pendiente. Para autorizar la reconexión, se exigirá una reunión (presencial o virtual) para justificar las demoras y firmar un acuerdo mutuo que garantice que el incidente no volverá a ocurrir.
12. Prohibiciones Estrictas (Léase con atención)
- 🚫 Cero Manipulación: Prohibido desarmar o manipular la máquina sin autorización. Daños por imprudencia se cobran como saldo adicional.
- 🎨 Abuso de Color: Prohibida la impresión masiva de fondos "full color" o manchas de alta cobertura (abuso de recursos). De detectarse, se incrementará la tarifa del mes.
- 💻 Hackeo / Software: Prohibido alterar, hackear o hacer ingenieria inversa en el software de la máquina. Sanción: El cliente deberá reponer el equipo por uno totalmente NUEVO.
- 🤝 Respeto: Cualquier falta de respeto o maltrato hacia nuestros técnicos está prohibida y puede causar la terminación del servicio.
Al contratar nuestros servicios, declaras haber leído y aceptado estos términos.
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